Vedtekter for Norcem pike- og guttekorps
Norcem Pike- og Guttekorps (NPGK) ble stiftet i 1935 og er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund ( NMF ) gjennom NMF Sør.
NPGK skal:
- Ivareta og utvikle korpsmusikk gjennom opplæring, motiverende aktiviteter og god organisering.
- Ivareta og utvikle korps- og organisasjonsarbeid som sosialaktivitet for barn og ungdom.
- Informere om korpsets og NMFs aktiviteter og fremme forståelse for korpsenes kulturelle, sosiale og oppdragende betydning.
- Ivareta korpsets interesser i det lokale musikk og kulturliv. Følge opp de overordene musikkpolitiske retningslinjer kretsen og NMF trekker opp.
- Gi musikere, instruktører, dirigenter og tillitsvalgte tilbud om kurs. Arrangere og delta i konserter, stevner, festivaler, konkurranser og øvrige arrangementer.
- Utvikle og forbedre musikkfaglig og organisasjonsfaglig opplæring i samarbeid med skoleverket, kulturskolene, kretsen, NMF sentralt og andre organisasjoner.
Ta initiativ til nødvendig organisasjonsmessig utvikling og omstilling og samarbeid med andre korps og musikklivet for øvrig.
3.1 Opptak av musikanter
- NPGK er et skolekorps for barn og unge fra Sandøya, Brevik, Heistad og Brattås, men også barn og unge fra andre steder opptas som likeverdige medlemmer.
- NPGK følger NMFs gjeldene aldersbestemmelser.
- Utøvende medlemmer av NPGK kan bli aspiranter i andre amatørkorps, medlemsforpliktelsene i aspiranttiden skal oppfylles i forhold til NPGK.
- Korpset har eget ungdomsstyre som består av minimum 6 medlemmer, hvorav 2 medlemmer av ungdomsstyret møter i NPGKs hovedstyre med fulle rettigheter.
3.2 Forutsetninger for medlemskap
- Korpsmedlemmene må overholde korpsets og NMFs vedtekter, regler og lovlige vedtak.
- Musikantene skal møte på øvelser, konserter og andre oppdrag til avtalt tid og være korrekt antrukket. Ved fravær skal dirigent varsles i god tid.
- Instrumenter, uniformer og utstyr skal holdes i god stand. Uforsiktig behandling kan medføre økonomisk ansvar for korpsmedlemmer/ foresatte.
- Medvirkning i andre korps eller bruk av NPGKs eiendeler i andre musikkaktiviteter, må avklares med styret i forkant.
3.3 Kontingent
- Korpsåret med medlemsregistreringer, innrapportering til krets og forbund og kontingentinnbetaling følger skoleåret fra 1. august til 31. juli påfølgende år.
- Medlemmene er forpliktet til å betale kontingenten innen 28. februar og 30. september hvert år og innbetale øvrige økonomiske forpliktelser til fastsatte tider. Det betales ½ kontingent for øvrige søsken.
- Nye korpsmedlemmer får gratis kontingent frem til 1. oktober, hvor de deretter betaler halv kontingent frem til 31. desember.
- Dersom faktura ikke betales innen fristen, påløper et purregebyr pålydende kr. 100. Ved 2. gangs purring påløper et purregebyr pålydende kr. 200. Dersom 2. gangs purring ikke betales, skal minimum 2 styrerepresentanter ha møte med foresatte og diskutere betalingsplan, herunder om NPGK skal søke Porsgrunn kommune om kontigentstøtte for musikanten(e).
3.4 Utmeldinger
- Medlemmer som ønsker å melde seg ut, må gi beskjed om dette til korpsets ledelse. Ingen bør slutte i løpet av et skoleår.
3.5 Suspensjon og eksklusjon
- Medlemmer som ikke retter seg etter gyldige vedtekter, regler og vedtak eller som er til skade for NPGKs aktivitet, kan korpstyret suspendere for et bestemt tidsrom.
- I grove tilfeller kan årsmøtet vedta eksklusjon.
- NPGKs suspensjons- og eksklusjonsvedtak kan ankes til NMF.
3.6 Rentefritt lån v/ instrumentkjøp
Det kan etter søknad fra korpsmedlem gis mulighet for å få innvilget et rentefritt lån til innkjøp av eget instrument etter følgende retningslinjer:
- Styret avgjør om dette kan innvilges, og hvor stor sum korpset kan låne ut, avhengig av korpsets økonomi og pris på instrument.
- Ved innvilgelse skal en kontrakt skrives mellom styret, korpsmedlem og korpsmedlems foresatte. Kontrakt kan for eksempel inneholde krav om deltakelse på øvelser/arrangement/turer/viktige konkurranser, samt krav om medlemskap i x antall år. Kontrakt skal inneholde info om hva som skjer dersom det blir et kontraktsbrudd, og hva som ansees som kontraktsbrudd sett fra styret sin side. Kontrakt skal inneholde en nedbetalingsplan som lages av styret.
- Dersom søknad ikke innvilges skal dette meddeles korpsmedlem skriftlig og med begrunnelse fra styret sin side.
- Dersom korpsmedlem som søker har foresatte i styret, anses dette styremedlem som inhabil i saken, og skal derfor ikke være tilstede når søknaden behandles.
Ordinært årsmøte holdes hvert år i løpet av februar måned.
Det innkalles til et ekstraordinært årsmøte dersom korpsstyret eller 1/3 av medlemmene krever dette.
Innkalling sendes ut minimum 3 uker før ordinært årsmøte og 1 uke før ekstraordinært årsmøte.
Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må fremmes gjennom styret i god tid før årsmøtet. Styret plikter å legge saker som kommer inn til rett tid, fram på årsmøtet.
På årsmøtet deltar korpsets medlemmer med foreldre og foresatte.
Foreldre/ foresatte og utøvende medlemmer som har fylt 15 år har forslags- og stemmerett. Styrets medlemmer har ikke stemmerett under behandling og regnskap.
Medlemmer som ikke har fylt 15 år, har tale- og forslagsrett.
Eventuelle representanter fra NMF og Norcem AS har talerett.
Gyldige vedtak krever absolutt flertall (over halvparten av de navngitte stemmene av de fremmøtte) dersom annet ikke er bestemt i vedtektene.
Årsmøte skal behandle følgende saker:
- Konstituering
- Åpning
- Godkjenning av innkallingen
- Godkjenning av dagsorden/ sakslisten
- Valg av møteledelse
- Valg av møtesekretær
- Godkjenning av årsmeldingen
- Godkjenning av avsluttet og revidert regnskap
- Saker fremmet av Korpsstyret
- Saker fremmet av Ungdomsstyret
- Innkommende forslag
- Plan, budsjett og kontingent
- Valg av styret
- Leder og økonomiansvarlig velges for 2 år og nestleder og sekretær velges for 2 år på følgende måte: Leder og økonomiansvarlig det ene året og nestleder og sekretær det andre året. Valget foregår i den orden det som det her er nevnt.
- Leder av material- og notekomiteer, to ungdomsrepresentanter hvor av 1 har stemmerett, på valg i 2 år. Korpsleder for aspirant og junior velges for 2 år og vara for 1 år.
- Styret kan oppnevne egen regnskapsfører som rapporterer til økonomiansvarlig.
- Material- og notekomiteen består av leder (representant fra styret ) og 2 medlemmer hvorav en har ansvar for uniformer og en fungerer som vara for leder til styret, på valg i to år.
- Korpsleder for aspirant og junior består av: leder (representert fra styret) på valg i 2 år, og et medlem som fungerer som vara til styret, på valg i 1 år.
- En fanebærer på valg i 1 år.
- Valg av revisor for 2 år.
- Valg av 3 medlemmer til valgkomiteen for 2 år hvorav 1 medlem velges av ungdomsstyret til valgkomiteen.
Generelt:
- I et år med store utskiftninger av styret, må minst 3 fra det sittende styret gjenvelges for ytterlige ett år. Valgbare til verv er de fremmøte representantene på årsmøtet eller andre foreldre og foresatte som har sagt seg villige til å motta verv. Valgene foregår skriftlige dersom noen krever det.
- Valgkomiteens innstilling på leder skal godkjennes av Norcem AS.
- Korpsstyret kan forandre bemanningen til styret og komiteer etter behov.
- Æresmedlemmer kan utnevnes av korpsstyret, og må ha gjort en solid innsats i minimum 6 år.
- 5 Styret
- Styret leder korpset etter de vedtak årsmøtet har fattet.
- Styrets leder eller den bedriften eller styret gir fullmakt, tegner korpset.
- Styret kan nedsette de utvalg og komiteer det vil være behov for til en hver tid.
- Styret kan revidere og utforme de regler og instrukser det er behov for i tilknytning til disse vedtektene for og regulere korpsets ansvar og aktiviteter forutsatt at dette godkjennes av Norcem AS.
- Styret innkalles når lederen eller minimum tre av styrets medlemmer finner det nødvendig.
- Styret er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede.
- I ikke fulltallige styremøter kan et styremedlem forlange saken forelagt fulltallig styre før gyldige vedtak fattes.
- Det skrives referater fra styremøtene som sendes styrets medlemmer, varamedlemmer, dirigent og bedriftens personalavdeling.
- Korpsmedlemmene bør få informasjon om viktige vedtak som er gjort via sine representanter i styret.
- Styret skal utarbeide årsmelding og avslutte regnskaper hver årsmøteperiode.
- Årsmeldingen og revidert regnskap skal legges frem for årsmøte til godkjenning med kopi til bedriften.
- Styret har rapporteringsplikt til bedriften v/ personalavdelingen.
Medlemsmøter er forum for kontakt, informasjon, og drøftinger for korpsets medlemmer og foresatte. Det holdes medlemsmøter når styret eller korpsets medlemmer foreslår dette.
- Alle musikanter får en årsstjerne på første huskonsert etter årsmøte.
- Ved 5 års medlemskap, mottar vedkommende musikant en 5-års medalje.
- Når en musikant har spilt 10 år i Norcem Pike og Guttekorps, mottar vedkommende musikant en vase i glass hvor det skal stå :
10 år
Norcem Pike- og Guttekorps
Revisjon skal gjennomgå regnskapet hvert år og legge frem beretning for årsmøtet.
Valgkomiteen skal finne valgbare kandidater til de forskjellige tillitsverv som beskrevet under punkt 4, og legge komiteens innstilling frem for årsmøtet.
- 9 Økonomi
NPGKs formue/midler kan ikke brukes til annet enn å fremme NPGKs formål.
- 10 Oppløsning og utmelding av Norges Musikkorps Forbund
- Eventuelt oppløsning av korpset kan kun foretas på to påfølgende ordinære årsmøter, og da med 2/3 flertall.
- Ved vedtak om oppløsning, og nytt musikkorps ikke er reorganisert innen 10 år, skal korpsets eiendeler tilfalle en institusjon i Brevik som arbeider for det samme.
- Vedtak om utmelding av NMF må gjøres på to påfølgende årsmøter med minst en måneds mellomrom. Gyldig vedtak krever 2/3 flertall. Utmeldingen må skje skriftlig og sendes NMF senest 15. november for at utmeldingen skal være gyldig fra neste år. Ved utmelding tapes all rett til NMFs ytelser, tilbud og verdier.
Norcem AS eller et årsmøte med 2/3 flertall kan endre disse vedtekter, men endringene må godkjennes av bedriften.
Disse vedtektene trer i kraft fra 11.02.2015